個人情報保護方針Privacy Policy

個人情報保護方針に基づく具体的な取組み

株式会社グリーンズでは、グリーンズホテルズホームページ等でのご予約の際およびホテル・レストラン・会議室等をご利用の際に、お客様にご提供いただく個人情報につきまして、以下のとおり慎重にお取り扱いいたします。

1. 個人情報の取得

弊社は、利用目的を明示し、目的達成に必要な範囲で個人情報を取得します。なお、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得として、お客様に適切な情報を提供するため、セッション管理としてCookieを使用しています。お客様ご自身でブラウザの設定を操作することにより、Cookieの拒否や削除が可能ですが、各種Webサービスを提供できないことがあります。

2. 個人情報の使用目的

ご提供いただいた個人情報は、下記の場合に使用します。

• (1) 宿泊・会食・会議室等の予約やキャンセルの受付、又は実際のご利用に関わる業務を遂行する場合。

• (2) 宿泊・会食・会議室等の予約やキャンセルを承る際に、お客様の特定をする場合。

• (3) 緊急等時に、お客様と連絡をとる場合。

• (4) お客様からのご質問、ご要望などに返事を差し上げる場合。

• (5) お客様への弊社からの情報をご案内する場合。

• (6) お客様のご利用履歴の把握。

• (7) 弊社のサービス向上のための統計処理。

• (8) その他、弊社が提供するサービスにおいて、お客様を特定する必要がある場合。

3. 個人情報の取扱い

ご提供いただいた個人情報は、下記の通り取り扱います。

(1) 個人情報の第三者への提供など

弊社では、上記に定める使用目的以外の個人情報を使用したり、下記の場合を除き正当な理由がない限り、個人情報を第三者に提供したりすることはございません。

• （イ）お客様の同意を頂いた場合

• （ロ）適切な保護処置を講じた上で、個人情報を含むデータ処理やコンピュータシステムの保守管理等に必要な業務を委託する場合

• （ハ）旅館業法第６条及び他の法令の基づく当該官吏又は吏員の要求があった場合。

• （ニ）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合。

• （ホ）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合。

• （ヘ）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

• （ト）その他法令で認められる場合。

(2) 個人情報の取扱いの委託

弊社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、弊社は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

(3) 個人情報のホテル間での共有

株式会社グリーンズが運営するホテルでは、宿泊利用などにおける個人情報を、安全対策を施したサーバーにて一元管理しており、お客様の利便性の向上のため各ホテル間で共有しています。各ホテルでは、共有した個人情報を上記に定める使用目的に従って使用いたします。共有される個人情報は下記の通りです。

• （イ）会員属性情報	氏名、住所、電話番号、会社名、会社住所、会社電話番号などレジストレーションカードにご記入いただきました情報。

• （ロ）会員利用履歴情報	利用ホテル名、利用日、利用客室などホテル利用に関する情報。

4. 個人情報の安全管理措置について

弊社は、外的環境を把握した上で個人情報を収集し、個人情報へのアクセス制限の実施、外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティ対策の実施等、組織的、物理的、人的、技術的施策を講じることで個人情報への不正な侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等を防止します。万一、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、弊社は、個人情報保護法及び関連するガイドラインに則り、速やかに監督官庁への報告を行うとともに、当該監督官庁の指示に従い、類似事案の発生防止措置及び再発防止措置等の必要な対応を行います。安全管理措置に関する詳細は、次の通りです。

(1) 基本方針の策定

弊社は、個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、個人情報保護方針を策定しています。

(2) 個人情報の取り扱いに係る規律の整備

弊社は、取り扱う個人情報の漏えい等の防止その他の個人情報の安全管理のために、個人情報の具体的な取扱いに係る社内規程を整備しています。

(3) 組織的安全管理措置

弊社は、代表取締役より任命された個人情報保護管理責任者のもと、社内に個人情報保護管理委員会を設置しています。個人情報保護管理委員会は年度ごとに全従業員に対し個人情報の取り扱いに関する教育を実施するほか、個人情報の取扱状況の確認等を行い、個人情報の漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合は、各部門の責任者及び個人情報保護管理委員会に報告・連絡する体制を整えております。また、個人情報保護管理委員会を監査するため、代表取締役により任命された個人情報監査責任者を設置しています。

(4) 人的安全管理措置

弊社は従業員に対し年度ごとに個人情報の適正な取り扱いに関する教育を行っております。

(5) 物理的安全管理措置

弊社は、個人データを取り扱う区域について施錠管理又は入退室管理を行うほか、権限を有しない者の個人データの閲覧等を防止する措置をとっています。また、個人データが記録又は記載された媒体の施錠管理及び個人データへアクセス可能な機器へのパスワード設定等を行い、個人データの盗難や漏洩等を防止する措置を講じています。個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄については社内規程に則り、適切に処理をしております。

(6) 技術的安全管理措置

弊社は、適切なアクセス制御を行い、担当者に応じて個人情報にアクセス可能な範囲を限定するほか、個人データを取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策等を行っています。

5. 保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正・削除・利用停止等

弊社は、ご本人から、当該ご本人が識別される保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正・削除・利用停止又は第三者提供の停止、もしくは当該ご本人が識別される個人データに係る第三者提供記録の開示（存在しないときにはその旨を知らせることを含みます）等の請求を受けた場合は、ご本人の意思を尊重し、請求者がご本人であることを確認させていただいた上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応をいたします。ただし、法令に違反することとなる場合、第三者の生命・身体・財産等を害するおそれがある場合、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、該当する個人情報が存在しない場合、請求者ご本人の確認ができない場合等は、これらの請求をお断りすることがあります。なお、開示のご請求に対しては、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法、その他弊社の定める方法のうち、ご本人が請求した方法により対応をします。

6. 個人情報に関する問い合わせ、及び苦情・相談窓口

株式会社グリーンズ　グリーンズホテルズ営業本部
〒510-0067　三重県四日市市浜田町5番3号
TEL：059-351-3813
メール：mail@greens.co.jp